التحصيل القانون : تواجه الشركات كما الأفراد صعوبة تحصيل الأموال من الديون المتعثرة من قبل عملائهم المتعثريين مالياً أو ممن يماطلون في الدفع لغاية أو لأخرى، أو يأخرون الدفعات لسبب أو لأخر، و فيما يلي بعض الطرق لزيادة فرص نجاحك في تحصيل الديون على أشكالها.
كنَ مستعداً
قبل إجراء الاتصال الأولي مع العميل المتأخر ، تأكد من أنك تعرف كل ما تستطيعه بشأن العميل. قم بعمل نسخ من جميع الفواتير والعقود وأي معلومات أخرى تساعدك على التحدث بشكل مهني مع العميل.
وثق كل شيء
أثناء التحدث إلى العميل بشأن الديون المستحقة ، خذ ملاحظات دقيقة حول كل ما تمت مناقشته ، بما في ذلك تعليقات العميل. بمرور الوقت ، استمر في إضافة أي تفاصيل إضافية إلى ملفك لإبقائها محدّثة بقدر الإمكان.
لا تفترض الأسوء
عند إجراء مكالمة تحصيل الديون،. تذكر أنه قد تكون هناك أعمال مستقبلية محتملة مع العميل. كن حذرا مع لهجتك و كلماتك في هذه المرحلة. انتظر واستمع إلى ما يقوله العميل ، وتأكد من توثيق التفاعل بدقة.
كن لطيفا وتحدث باحتراف مع العميل
يمكن لنغمة صوتك أن تؤثر على مدى نجاح المحادثة. إذا بدأت المحادثة بنبرة ودية غير تصادمية، فقد يستجيب العميل بشكل أكثر إيجابية. بمجرد تأكيد أنك تتحدث إلى الشخص الصحيح عن الفاتورة غير المدفوعة ، اسأل ما إذا كان بإمكانك فعل أي شيء للمساعدة. اسأل ما إذا كانوا بحاجة إلى أي معلومات إضافية، عملك في نهاية المطاف هو جمع الديون بالكامل في أقرب وقت ممكن.
تجنب التلاعب و المماطلة
حاول معرفة ما إذا كان عذر المدين لعدم الدفع مشروعاً. فعلى سبيل المثال ، إذا حمل الشخص عدم الدفع على شخص آخر ، فتأكد من صحة ذلك عن طريق الاتصال بالشخص الآخر.
أعط بعض الخيارات
إذا كان العميل يواجه مشكلة في سداد الديون ، فقد يكون من الممكن أن يقوم بتسديد الدفعات بالتقسيط، فالهدف هو جعل العميل يدفع كامل الديون بأسرع وقت ممكن. استمع بعناية واعرض بعض الخيارات.
لخص الشروط
بمجرد الموافقة على خطة السداد ، لخص خطة للمدين لفظياً. يجب أن يتضمن هذا الملخص تفاصيل عن الموعد الذي سيقوم فيه المدين بإرسال كل دفعة ، وأي شكل من أشكال الدفع سيتم استخدامه. قم بالتوثيق كتابيًا عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس. اطلب من المدين الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني إليك بمجرد إرسال دفعة.
طالع ايضا : غسيل الاموال وتمويل الإرهاب ودور التشريع الكويتي
حافظ على التواصل
حتى إذا كان المدين لا يمكنه الدفع في الحال ، فمن المهم دائمًا الاستمرار في التواصل. فقد يكون قادرا على الدفع في المستقبل ، ومن خلال التحدث إلى المدين والاستماع حقا إلى ما يقوله ، قد تتمكن من مساعدته على إيجاد طريقة للبدء في الدفع في وقت أقرب.
فمع مرور الوقت كلما قدم الدين، كلما كان من الصعب جمعه، لكن في بعض الأحيان تتغير الظروف وقد يصبح من الممكن الدفع ممكناً.
قد يتأخر عميل ما من دفع مستحقاتك لديه.. لعل من أصعب الأمور والأكثر إحراجا مطالبة ذلك عميل بأن يدفع لك تلك المستحقات المتأخرة.. عليك مواجهة الموقف بلباقة حتى لا تحرجه أكثر مما هو محرج أصلا، وحتى لا تخسره من قائمة عملائك.. وهناك بعض الأفراد يشعرون بالإهانة إذاما طالبهم أحدهم بدفع فاتورة مستحقة فيتخذون موقفا دفاعيا، وقد يتهجم البعض عليك غضبا من مطالبتك لهم بالدفع.. إذا.. كيف يمكنك تحصيل مستحقاتك لدى الغير بطريقة تجنبك تلك المواقف السلبية؟
قبل رفع سماعك لمهاتفة أحدهم في مسألة تحصيل مستحقاتك لديه، من الأفضل لك إعداد خطة محكمة، وأن تعد نفسك لمواجهة كافة أنواع المواقف التي قد تنشأ عن المكالمة المذكورة. من العوامل الجوهرية لنجاح سعيك هو التحلي بالصبر والتأني والفهم.. حتما سيعتذر لك العميل ويبدأ بشرح ظروفه التي دفعته إلى التأخر في دفع مستحقاتك.. لا تقاطع العميل.. اتركه يتحدث وكن مستمعا صبورا.. وعلى طول المكالمة يمكنك تسجيل بعض النقاط التي يشير إليها لمناقشتها معه عند انتهائه من الحديث.. وعند انتهائه يمكنك مناقشة بعض الأمور، وقد تتمكن من تقديم بعض الحلول التي تساعده في التغلب على ظروفه وأوضاعه.
حين يجد العميل منك هذا التفهم لظروفه، واستماعك الصبور له، وتقديمك للحلول، فإن هذا يكسبك احتراما إضافيا وتقديرا لدى ذلك العميل، وسيشجعه ذلك على بذل كل ما في وسعه لدفع مستحقاتك المتأخرة، والسعي جاهدا لدفع كافة مستحقاتك المستقبلية في مواعيد استحقاقها دون تأخير.. أما إذا كنت فظا مع العميل خلال المكالمة الهاتفية، وقاطعت حديثه عدة مرات ولم تستمع إلى ظروفه، فقد يقابلك العميل بعناد ويستمر في تأخير الدفع، حيث لم يجد منك مراعاة لظروفه ولا احترام وتقدير له بصفته أحد عملائك.
في أغلب الأحيان يتم الاتفاق على المبالغ المستحقة بصورة مسبقة.. ورغم ذلك تجد الكثيرين يحاولون الدخول معك في مفاوضات لخفض المبالغ المستحقة.. قد يكون لديه النية والرغبة في دفع مستحقاتك لديه بالكامل ودون تأخير، إلا أن أعماله والسيولة المتوفرة لديه تكون قد تأثرت سلبيا نتيجة للأزمات الاقتصادية أو هبوط الأسهم أو غير ذلك من الأسباب، فيحاول التفاوض معك من أجل خفض المبالغ المستحقة.. عليك بتعلم أصول ومهارة التفاوض حتى تكون أنت الرابح في النهاية، حتى وإن ساعدت ذلك العميل وقمت بخفض المبلغ قليلا.
إليك بعض الأمور التي عليك تذكرها عند الاتصال بالغير لتحصيل مستحقاتك المتأخرة لديهم:
الفهم العميق لعملية التفاوض:
يدرك المحصّلون الذين يتمتعون بالمهارة والفعالية أن التفاوض عبارة عن عملية تتطلب الفهم الدقيق لطريقة حساب المبالغ المستحقة، والموافقة على الائتمان، وعمليات الدفع والتسديد.
ركز على حلول لصالح الطرفين:
اتبع أسلوب تفاوض يمنح الطرف الآخر الشعور بأن الطرفين فائزان ومستفيدان من موضوع تحصيل المستحقات.. إن المحصلين الناجحين دوما ما يبحثون عن الفرص التي تساعدهم على مساعدة العملاء لحل مشاكلهم مما يمنحهم احتراما وتقديرا.. إلا أن المحصل الناجح يدرك أيضا متى يمكنه إرخاء الحبل قليلا والتنازل والتفاوض ومساعدة العميل، ومتى عليه أن يبقى حاسما من أجل الوصول إلى اتفاقية ترضي الطرفين.
عليك والتحلي بالصبر:
يحاول عدد لا بأس به من المحصّلين إيجاد تسوية سريعة حتى يمكنهم تحصيل المستحقات والمضي قدما للعميل المتأخر التالي.. معظم المحصّلين يدرك حق إدراك أن الصبر فضيلة، وأن التسرع في التعامل مع مَن يدين لهم بالمبالغ المتأخرة قد يؤدي في بعض الأحيان إلى تعثر عملية التحصيل، وقد لن تتمكن من الحصول على مستحقاتك.. قبل الاتصال بالعميل المدين، إجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حوله وحول أعماله ومكانته في السوق والظروف التي يمر بها حينئذ، ثم فكر بتأنٍ وتروٍ بحلول محتملة. هذه الخطوة الحاسمة ستساعدك على تجنب أخطاء جوهرية قد تقع فيها عند تسرعك وتهورك، وقد تقوم دون أن تشعر بخرق القانون.
تمتع بالثقة:
الثقة مفتاح التحصيل الناجح.. لكن.. حذار أن تتحول الثقة الإيجابية إلى غطرسة أو وقاحة أو غرور.. الثقة الحقيقية تتجلى من خلال إيمانك في قدرتك على حسن التعامل والتواصل مع العميل، والتوصل إلى اتفاق مربح مع العميل يصب في مصلحة الطرفين معا. وتُكتَسب مثل هذه الثقة بتراكم الخبرات، لذا كلما زاد عدد عمليات التحصيل التي تنفذها، تصبح محصّلا أفضل، وذي حنكة أحسن.. العبرة في أن تخرج من كل عملية تحصيل بدروس وعبر تساعدك في عمليات التحصيل المستقبلية.
إصقل مهارات الاستماع:
إذاما أتقنت طرح الأسئلة الملائمة، أو مهارة الاستماع والإنصات اللبق دون مقاطعة، فإن الناس سيفصحون لك كل كل ما تود معرفته بسهولة ويسر. من الأخطاء التي يقع فيها المحصّل هو عدم الاستماع للطرف الآخر، أو مقاطعة العميل أثناء حديثه. في كثير من الأحيان كل ما يتطلبه الأمر هو الاستماع لوقت أطول قليلا للحصول على المعلومات الجوهرية التي ستساعد المحصّل في إنجاز عملية التحصيل.
ختاما أقول إن التحصيل مهارة تتطلب الوقت والجهد والطاقة من المحصّل.. من أجل التمكن من تحصيل المزيد من المبالغ عليه بذل مزيد من الجهد، وأن يستثمر وقته في تعلم ديناميكية وعلوم التفاوض، وأن يكون حاسما.
طالع ايضا : التجارة بوجه عام
واحدة من أسوأ المواقف التي يمكن أن تجد نفسك فيها كمُستقل هي عندما لا يقوم عميلك بالدفع في الوقت المحدد. ربما يكون ذلك لأنه لا يريد الدفع من الأساس، أو أنه يُماطل حتى يأتي الوقت المناسب.
في كلتا الحالتين، عليك اتخاذ الإجراءات الصارمة من البداية لتفادي مشكلة «المستحقات المتأخرة». وإلّا فسوف تسوء علاقتك مع بعض العملاء وتسوء معاملتهم لك. بل وأسوأ من ذلك، فحالتك المالية سوف تتدهور، وستتكاثر عليك ضغوط كثيرة عليك مواجهتها.
كيف تحمي نفسك من المستحقات المتأخرة
عاجلًا أم آجلًا، سوف تتعامل مع عميل لا يُدرك مفهوم الدفع في الوقت المحدد. هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحفيزهم على تسوية حساباتهم، لكن حسب تجربتي، فإن الإجراءات الاحتياطية هي أفضل طريقة لتفادي هذه الحالة.
لا أحد يٌنكر مدى أهمية إبرام العقود في مجال العمل الحر، لذا يجب أن يتضمن العقد أحكامًا صارمة للتعامل مع مشكلة المُستَحَقَّات المتأخرة. كما عليك أن تطلب دفع عربونًا مقدمًا، خاصة مع العملاء الجٌدد.
على سبيل المثال دفع 50% كمقدمًا (غير قابل للاسترداد) ستحفظ حقك مع بعض العملاء حيث ستكون ضامن لجدية العميل. والأهم من ذلك، طالما أن هناك من يريد الاستثمار والاستفادة من خدماتك فيجب ألا تواجه صعوبة أو مشاكل في تحصيل بقية مستحقاتك في نهاية العمل.
3 طرق ذكية تٌمكنّك كمٌستقل من التعامل مع عميلك الذي لن يدفع الأجر في موعده
صراحًة ليس هناك الكثير لتفعله في حال رفض أحد العملاء دفع مستحقاتك. من الناحية الفنية، يمكنك مقاضاتهم إذا وقّعتم على عقد، ولكن في أغلب الحالات، هذا ليس خيارًا عمليًّا. بدلًا من ذلك، سنرّكز على شريحة العملاء الذين لديهم نيّة للدفع ولكنّهم قد لا يحترمون مواعيد دفع المستّحقات.
لا تسلم مُسوّداتِك النهائية
كَونك كاتبًا مستقّلَا، قد يطلب منك العملاء تسليم كل جزء من العمل على حِدة قبل موعد التسليم النهائي. من الناحية المثالية، فلابد أن يتّضمن العقد شروطًا تشير إلى ضرورة دفع مستحقاتك قبل تسليم هذه الأجزاء.
هذا النهج عمليٌّ للمهمة الواحدة قصيرة المدى، أما الأعمال طويلة المدى، فغالبًا ما ستقوم فيها بتسليم الأعمال مقدمًا كل على حدة، ثم تستلم مستحقاتك دفعة واحدة. إذا كان عملك يقع ضمن الفئة السابقة، وتريد حماية نفسك من الدفع المُتأخر، فإليك طريقة كتابة هذا البند في العقد:
يوافق صاحب العقد على دفع أجر العمل الذي تم الانتهاء منه، قبل أن يُسلّم الكاتب المُسَوَّدة النهائية. وسوف يقوم الكاتب بتسليمه فاتورة عند انتهاء العمل، ويوافق صاحب العقد على دفعها بالكامل في مدة X أيام، لتفادي تحمُّل أي رسوم متأخرة. وما إن يتم استلام المبلغ، سيشرع الكاتب في عمليةَ تسليم المهام كاملةً عبر البريد الالكتروني.
يجب أن تكون صيغة البند سهلة للفهم. بالطبع، سوف تكون في حاجة إلى تسوية بعض التفاصيل مع عميلك، مثل: طريقة الدفع التي ستستخدمها، واختيار مواعيد التسليم النهائية، …الخ.
إن هذا البند يحدد نهج العلاقة بينكما، ويضمن لك حقك في الامتناع عن تسليم عملك حتى تحصل على كافة مستحقاتك، وإذا حاول أحد العملاء إجبارك على تسليم المُسوَّدة، فيمكنك بكل احترام أن تشير إلى العقد الذي وقّعتما عليه.
أضِفْ بندًا لغرامة التأخير في عقدك
إذا كنت تمتلك عينًا ثاقبةً، فعلى الأرجح قد لاحظت أننا قد نَوَّهْنَا إلى ذكر رسوم التأخير في المثال الذي استخدمناه في القسم الأخير. بند الرسوم المتأخرة هو بند رئيسي في معظم عقود المستقلين، لأنه يدفع العملاء للدفع في الوقت المٌحدد.فيما يلي شكل بند الرسوم المتأخرة:
وفقًا للاتفاق، فإن أمام صاحب العقد X أيام لدفع أجر الفواتير المٌقدّمة من طرف الكاتب، للعمل الذي اتفق عليه الطرفان. وإذا لم يدفع صاحب العقد أجر الفواتير المٌقدّمة خلال هذه الفترة، فسيتم إضافة 10 دولار لكل يوم إضافيّ، حتى يتم تسوية الديون.
ليست مثاليّ، لكنه يفي بالغرض.
يمكنك أيضًا تعديل الرسوم التي ستفرضها على التأخير، بناءً على حجم المشروع الذي تعمل عليه. فعلي سبيل المثال، إذا كنت تنتظر أجرًا من عدة آلاف من الدولارات، فإن 10 دولارات لن تُحَفِّز العميل على الدفع في الوقت المحدد. ومع ذلك، فإن تحديد قيمة رسوم التأخير كنسبة مئوية من قيمةالمشروع قد تجعل العميل يغّير رأيه.
إذا وجدت نفسك في هذا الموقف، فعليك مراسلة عميلك لتذكيره ببند الرسوم المتأخرة في العقد، حيث أن الكثير من العملاء ينسوْن أن هذا البند موجود أصلًا، وإرسالك لبريد إلكتروني بسيط من شأنه- غالبًا- أن يحل المشكلة.
لا تعمل على أي مهام إضافية في هذا الوقت
في بعض الأحيان، يقوم العملاء بتأخير الدفع لبعض الوقت، أملًا في الحصول على عمل مجانيّ منك في ذلك الوقت. وَجَدتُ نفسي في هذا الموقف كثيرًا في بداية عملي ككاتب مستقل، وسايرت الأمر عدة مرات ظنًّا مني أنني لا أملك خَيارًا آخر، كنت أتوّقع أنني كلما سايرت الأمور، كلما زادت فُرَصِي في استمرار العمل معهم، كما أنني في حاجة إلى المال.
أما حاليًا، فأنا محظوظ لقدرتي على انتقاء من أعمل معهم، وهذا شعور رائع. ولحماية نفسك في هذا الموقف، فسوف تحتاج إلى إدراج بند كهذا في العقد:
يتعهد صاحب العمل أن يدفع الأجر منفصلًا على فترات للكاتب، لكل مرحلة يتم إنجازها من العمل المتفق عليه. ويحق للكاتب التوقف عن المراحل التالية من العمل، في حال لم يٌسدد صاحب العقد المبلغ في غضون X أيام المتفق عليها سابقًا في العقد.
طالع ايضا : الأوراق التجارية (الكمبيالة)
تكمُن مشكلة (تجزئة العمل على مراحل) في أنها ليست شائعة إلا في المشاريع طويلة المدى، لكن بإمكانك اقتراح استخدام هذه التقنية مع كتابة أو تأليف عدة مقالات قصيرة، بحيث يتم تقسيمهم إلى عدة مراحل لحماية حقوقك. وفي بعض الحالات، سيقوم العملاء بتسوية ديونهم سريعًا ما إن يُدركوا أنك لن تتزحزح عن العقد المُتفق عليه، لذا كن قويًّا.
الختام
يمكن للمستحقات المتأخرة أن تُسبّب عجزَا كبيرًا في ميزانيتك كمستقل. ومع ذلك فلا مفّر منها، وسوف تتضطر للتعامل معها عاجلًا أم آجلًا. وطالما أنك تقوم بغربلة العملاء المشبوهين، وتمتلك عقدًا متينًا، فسوف تكون الأمور على ما يُرام معظم الوقت. مع أخذ ذلك في الاعتبار، فإليك ثلاث طرق لتحفيز عملائك على الدفع في الوقت المحدد:
- لا تُسلم مُسَوَّدَتِك النهائية قبل أن تستلم مستحقاتك 1-.
- أفرض شرط (الرسوم المتأخرة) في العقد.2
- لا تقم بإنجاز أي أعمال إضافية قبل أن يتم تسوية المستحقات.
ويكون اللجؤء لدور المحامي في الموضوع يحميك ويجلب لك حقك
(ضع في حسبانك أن اتباع هذه التعليمات هو للتعّلم فقط، أما بالنسبة لعقودك النهائية، فعليك أن تعمل مع خبير قانونيّ مٌرّخص).
